作者:法律资料网 时间:2024-07-03 12:56:05  浏览:9012   来源:法律资料网

贵州省人民政府


省人民政府关于发布《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》的通知

贵州省人民政府公报--文件　
各自治州、市人民政府，各地区行署，各县（自治县、市、市辖区、特区）人民政府，省政府各部门、各直属机构：
现发布《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》，自2003年5月20日起施行。1997年7月17日省人民政府办公厅发布并施行的《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》同时废止。




二○○三年五月二十日

贵州省国家行政机关公文处理实施细则

第一章 总 则

第一条 为使全省各级行政机关（以下简称各级行政机关）公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）精神，结合我省实际，制定本实施细则。
第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守国发〔2000〕23号文和本实施细则并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第九条 我省行政机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；县级以上人民政府宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会有关方面应遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或者情况。
（七）议案
适用于省、州（市）、县（市、区）、乡（镇）人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议的事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和对下级机关答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种。保密期限应视文件内容而定，如“机密★一年”、“绝密★三个月”不等。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。秘密等级用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行；份数序号用五位阿拉伯数码标注在文件首页版心左上角第一行。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特级”、“加急”、“平急”。紧急公文的紧急程度用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行；如需同时标注秘密等级、紧急程度，应先标紧急程度后标秘密等级。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号用3号仿宋体字，居中排布，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。如需标注签发人，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。签发人姓名用3号楷体字。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标注附件顺序和名称，附件名称不用书名号，附件之后不用标点符号。附件一般应与主件装订在一起，附件首页左上角注明附件顺序号。如附件与正文不能装订在一起，其附件首页版心左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号（形式为“×××〔2003〕××号附件1”）。
（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期之下。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的《主题词表》标注主题词，下行文按本级机关的《主题词表》标注主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标注，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点符号。
主题词的标引应先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一个文件的主题词，除类别词外，最多不超过5个，最少不少于2个。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可并用汉字或通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。
第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第五章 发文办理

第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本细则的规定等。
第二十八条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式、文种使用、文字表述是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章 收文办理

第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核，对符合本细则规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本细则规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文，文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可报上级机关协调或裁定。
部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门一般应当在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文；需要报送省政府的公文应当在报送的公文中说明有关情况。
第三十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、并写上姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三十八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十三条 拟制、修改和签批公文，应当按档案管理的要求，使用钢笔、毛笔或专用签字笔书写。书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得用不符合存档要求的纸、笔草拟、修改和审签公文，也不得在文稿装订线左侧写、签批意见或修改公文。

第八章 公文管理

第四十四条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第四十七条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第五十二条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十三条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章 附 则

第五十四条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外事工作的有关规定处理。
第五十五条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第五十六条 各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第五十七条 本办法自2003年5月20日起施行。1997年7月17日发布并施行的《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》同时废止。

贵州省人民政府公文主题词表

01综合经济(77个)
01A 计划
规划 统计 指标 分配 统配 调拨
01B 经济管理
经济 管理 调整 调控 控制 结构
制度 所有制 股份制 责任制 流通 产业
行业 改革 改造 竞争 兼并 开放
开发 协作 资源 土地 资产 资料
产权 物价 价格 投资 招标 经营
生产 转产 项目 产品 质量 承包
租赁 合同 包干 国有 国营 私营
集体 个体 企业 公司 集团 合作社
普查 工商 商标 注册 广告 监督
增产 效益 节约 浪费 破产 亏损
特区 开发区 保税区 展销 展览
商品化 横向联系 第三产业 生产资料
02工交 能源 邮电(70个)
02A 工业
冶金 钢铁 地矿 机械 汽车 电子
电器 仪器 仪表 化工 航天 航空
核工 船舶 兵器 军工 轻工 有色金属
盐业 食品 印刷 包装 手工业 纺织
服装 丝绸 设备 原料 材料 加工
02B 交通
铁路 公路 桥梁 民航 机场 航线
航道 空中管制 飞机 港口 码头 口岸
车站 车辆 运输 旅客
02C 能源
石油 煤炭 电力 西电东送 燃料
天然气 煤气 沼气
02D 邮电
通信 电信 邮政 网络 数据
民品 厂矿 空运 三线 通讯 水运 运费
03旅游 城乡建设 环保(42个)
03A 旅游
03B 服务业
饮食业 宾馆
03C 城乡建设
城市 乡镇 基建 建设 建筑 建材
勘察 测绘 设计 市政 公用事业
监理 环卫 征地 工程 房地产 房屋
住宅 装修 设施 出让 转让 风景名胜
园林 岛屿
03D 环保
保护区 植物 动物 污染 生态 生物
风景 饭店 城乡 国土 沿海
04农业 林业 水利 气象(68个)
04A 农业
农村 农民 农民负担 农场 农垦 农机
农资 油菜籽 粮食 棉花 油料 生猪
蔬菜 绿化食品 春耕 秋种 植保 糖料
烟草 水产 渔业 水果 花卉 经济作物
农副产品 副业 畜牧业 乡镇企业 农膜 种子
化肥 农药 农业综合开发 农业标准化 饲料 灾害
以工代赈 扶贫 产业化(经营) 龙头企业
04B 林业
绿化 木材 森林 草原 防沙治沙
04C 水利
河流 湖泊 滩涂 水库 水域 流域
水土保持 节水 防汛 抗旱 三峡
04D 气象
气候 预报 预测
烟酒 土特产 有机肥 多种经营 牧业
05财政 金融(57个)
05A 财政
预算 决算 核算 收支 财务 会计
税务 税率 审计 债务 积累 经费
集资 收费 资金 基金 租金 拨款
利润 补贴 折旧费 附加费 固定资产
05B 金融
银行 货币 黄金 白银 存款 贷款
信贷 贴现 通货膨胀 交易 期货 利率
利息 贴息 外汇 外币 汇率 债券
证券 股票 彩票 信托 保险 赔偿 信用社
现金 留成 流动资金 储蓄 费用 侨汇 折旧率
06贸易(52个)
06A 商业
商品 物资 收购 定购 购置 市场
集贸 酒类 副食品 日用品 销售 消费
批发 供应 零售 拍卖 专卖 订货
营业 仓库 储备 储运 货物
06B 外贸
对外援助 军贸 进口 出口 引进
海关 缉私 仲裁 商检 外商 外资
合资 合作 关贸 许可证 驻外企业
贸易 倒卖 外向型 议购 议售 垄断
经贸 贩运 票证 外经 交易会
07外事(42个)
07A 外交
对外政策 对外关系 领土 领空 领海
外交人员 建交 公约 大使 领事
条约 协定 协议 议定书 备忘录 照会
国际 涉外事务 抗议
07B 外事
国际会议 国际组织 对外宣传
出访 出国 出入境 签证 护照 邀请
来访 谈判 会谈 会见 接见 招待会
宴会 外国人 外宾 对外友协 外国专家
涉外
08公安 司法 监察(46个)
08A 公安
警察 武警 警衔 治安 非法组织
安全 保卫 禁毒 消防 防火 检查
扫黄 案件 处罚 户口 证件 事件
危险品 游行 海防 边防 边界 边境
08B 司法
政法 法制 法律 法院 律师 检察
程序 公证 劳改 劳教 监狱
08C 监察
廉政建设 审查 纪检 执法 行贿
受贿 贪污 处分
侦破
09民政 劳动人事(85个)
09A 民政
基层政权 选举 行政区划 地名 人口
双拥工作 社会保障 社团 救灾 救济
募捐 婚姻 移民 抚恤 慰问 调解
老龄问题 烈士 纠纷 残疾人 墓地
殡葬 社区服务
09B 机构
驻外机构 体制 职能 编制 精简 更名
09C 人事
行政人员 干部 公务员 考核 录用
职工 家属 子女 知识分子 专家
参事 院士 文史馆员 履历 聘任
任免 辞退 退职 职称 待遇 离休
退休 交流 安置 调配 模范 表彰 奖励
09D 劳动
就业 失业 招聘 合同制 工人 保护
劳务 第二职业 事故
09E 工资
津贴 奖金 福利 收入
老年 简历 劳资 人才 招工 待业
补助 拥军优属 丧葬 奖惩
10科 教 文 卫 体(73个)
10A 科技
科学 技术 科普 科研 鉴定 标准
计量 专利 发明 实验 情报 计算机
自动化 信息 卫星 地震 海洋
10B 教育
学校 教师 招生 学生 培训 毕业
学位 留学 教材 校办企业
10C 文化
文字 文史 文学 语言 艺术 古籍
图书 宣传 广播 电视 电影 出版
版权 报刊 新闻 音像 文物 古迹
纪念物 电子出版物
10D 卫生
医院 中医 医疗 医药 药材 防疫
疾病 计划生育 妇幼保健 检验 检疫
10E 体育
运动员 教练员 运动会 比赛
馆所 院校 校舍 地方志 软科学 社科
11国防(24个)
11A 军事
军队 国防 空军 海军 征兵 服役
转业 民兵 预备役 军衔 复员 文职
后勤 装备 战备 作战 训练 防空
军需 武器 弹药 人武
退伍
12秘书 行政(74个)
12A 文秘工作
机关 国旗 国徽 机要 印章 信访
督查 保密 公文 档案 会议 文件
秘书 电报 提案 议案 谈话 讲话
总结 批示 汇报 建议 意见 文章
题词 章程 条例 办法 细则 规定
方案 布告 决议 命令 决定 指示
公告 通告 通知 通报 报告 请示
批复 函 会议纪要
12B 行政事务
行政 工作制度 纪念活动 庆典活动
休假 节假日 着装 参观 接待 措施
调查 视察 考察 礼品 馈赠 服务
出席 发言 转发 名单 批准 审批
信函 事务 活动 纪要 督察
13综合党团(54个)
13A 党派团体
共产党 民主党派 共青团 团体 工会
协会 学会 民间组织 文联 学联
妇女 儿童 基金会
13B 统战
政协 民主人士 爱国人士
13C 民族
民族区域自治 民族事务
13D 宗教
寺庙
13E 侨务
外籍华人 归侨 侨乡
13F 港澳台
香港问题 澳门问题 台湾问题
13G 综合
整顿 形势 社会 精神文明 法人
发展 其它 试点
推广 青年 政治 范围 党派 组织
领导 方针 政策 党风 事业 咨询
中心 清除
附表
01中国行政区域(54个)
01A 华北地区
北京 天津 河北 山西 内蒙古
01B 东北地区
辽宁 吉林 黑龙江
01C 华东地区
上海 江苏 浙江 安徽 福建 江西 山东
01D 中南地区
河南 湖北 湖南 广东 广西 海南
01E 西南地区
四川 贵州 云南 西藏 重庆
01F 西北地区
陕西 甘肃 青海 宁夏 新疆
01G 台湾
01H 香港
01I 澳门
哈尔滨 沈阳 大连 青岛 厦门
宁波 武汉 广州 深圳 海南岛
西安 单列市 省市 自治区
02贵州行政区域(9个)
02A 贵阳
02B 六盘水
02C 遵义
02D 黔东南
02E 黔南
02F 黔西南
02G 安顺
02H 毕节
02I 铜仁
主题词表使用说明

为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，根据国务院办公厅秘书局1997年12月修订的《国务院公文主题词表》，结全我省实际，特编制《贵州省人民政府公文主题词表》(以下简称词表)。词表主要用于省政府、省政府办公厅印发的文件和各地、各部门向省政府、省政府办公厅报送文件的主题词标引。
一、体系结构
词表由15类827个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表13类764个主题词，附表2类63个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
二、标引方法
(一)一个文件的主题词，除类别词外，最多不超过5个主题词。主题词标在文件的落款之下、抄送栏之上，顶格写。
(二)标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《省人民政府关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。
(三)一个文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题词内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的报告》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，同时标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“辑私”；最后标“会议纪要”，
(四)根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引 。如《省人民政府关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知》，可标“农业、物资、物价、管理”。
(五)当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。
(六)列在区域分类最后，用黑体标出的主题词只供检索用，不再用作标引。
(七)附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力，标引方法相同，不同的是，如果附表中所列的地区的实际名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用。省政府办公厅文书处将定期修订附表。